Повысит ли ЭДО эффективность работы транспортной компании

Для подтверждения расходов на перевозку заполняют транспортную накладную. Содержание ЭПД, электронных перевозочных документов, дублирует привычные разделы на бумаге. Но файлы сложно потерять, их можно запрашивать удаленно и предъявлять в виде кода.

Оптимизация документооборота

Любое движение продукции удобнее и быстрее оформлять в электронном виде. Файлами обмениваются внутри компании, между организациями, с госучреждениями. Систему удаленного обмена применяют для участия в торгах, работы с маркированной продукцией. Чтобы подключиться к электронному документообороту, фирма выбирает оператора, подписывает с ним договор, проходит регистрацию. Внедрение ЭДО оптимизирует работу с данными, экономит ресурсы бизнеса в любой сфере.

ЭДО и перевозка грузов

Изменения в законодательство вносят постепенно. Сейчас участники грузоперевозок сами определяют, какой формат им удобнее использовать — электронный или бумажный. Перевод на обязательный цифровой документооборот после 2024 года сделает деятельность предприятий прозрачной для контролирующих органов.

Преимущества цифровой формы в легком создании, быстром обмене документацией с контрагентами. Передавая транспортные накладные по эдо компания моментально их отслеживает, хранит и находит в электронном архиве. Когда не нужно пересылать грузоотправителям оригиналы бумаг, поставщики услуг оперативно получают оплату.

QR-код вместо бумаги

Транспортные накладные заполняют при перевозке грузов. Они подтверждают оказание услуг по договору, расходы на их организацию. В ЭТрН, электронных транспортных накладных, есть информация:

• об условиях контракта, адресе, стоимости;
• сопроводительной документации;
• компаниях-участниках сделки;
• характеристиках отправления, водителях;
• сдаче и приемке грузов сторонами.

Файлы учитывают изменения из-за частичной приемки, переадресации и прочие сценарии. Цифровые документы отражают перемещение разных типов отправлений, включая опасные. Их оформление актуально для предприятий, связанных с логистикой, доставкой, отправкой, получением посылок. Инспектору ГИБДД водитель предъявляет QR-код с зашифрованными сведениями.

Как начать работать с ЭТрН

При переводе транспортных накладных в новый формат компания подключается к системе обмена ЭПД через посредника-оператора. Для экспедиторов, кладовщиков, других участников отгрузки товаров или материалов выпускают электронные подписи. Сотрудникам обеспечивают доступ к компьютерам с подключением к ЭДО. Фирма может организовать быстрый документооборот с поставщиками и покупателями через «1С». На работу с файлами вместо бумаги должны согласиться все участники логистической цепи.

ЭДО в разы сокращает сроки создания документов, их согласование, корректировку, утверждение. Владелец цифровой подписи круглосуточно подписывает и отправляет документы со смартфона или ПК. Вы можете подготовиться к изменению правил и заранее перейти на удобный формат.