Современные технологии в ведении бухгалтерского учета

Знание компьютерной техники требуется сейчас везде. Практически весь документооборот на предприятии любой формы собственности ведется, в большинстве своем, с помощью специализированных программ. Все планы, отчеты, первичные документы хранятся в электронном виде на серверах бухгалтерии. К сожалению, сбои в компьютерной технике неизбежны, и даже самые новые компьютеры могут выйти из строя, унеся с собой годы работы бухгалтеров и администрации. Предусмотрительный руководитель должен заранее предвидеть такой поворот событий, и рассмотреть либо как обезопасить себя, либо как в короткие сроки «реанимировать» сервер с базами данных, восстанавливать документооборот.

Не редко крупным предприятиям требуется восстановление бухгалтерского учета. Они сотрудничают с большим количеством контрагентов и, соответственно, имеют широкий документооборот. Примером таких предприятий могут быть крупные оптовые торговые компании или государственные учреждения, занимающиеся приемом и обработкой отчетности. Ситуации, в которых может потребоваться восстановление бух. учета – самые различные, от принятия на работу нового бухгалтера (если до этого учет какое-то время не велся), до форс-мажорных ситуаций, повлекших уничтожение всех или части документов и отчетов предприятия.

Рассмотрим вариант, когда предприятию необходимо срочно восстановить весь бухгалтерский учет. Существуют такие основные методы решения проблемы: заключение договора с компанией, специализирующейся на подобных услугах, либо создание в пределах предприятия рабочей группы, и решение вопроса своими силами. Особенности первого метода – заказчик представляет исполнителю первичные документы и базу за периоды, предшествующие утерянным, а компания-исполнитель, следуя отработанным алгоритмам, восстанавливает бухгалтерию. Такой метод повлечет за собой определенные расходы, ведь в стоимость услуг придется включить работу массы специалистов, но, дает возможность сотрудникам предприятия-заказчика не отрываться от своих прямых обязанностей. Второй вариант проходит по следующей схеме: из представителей бухгалтерии, юридического отдела, и руководства создается группа. Она составляет план проверки, согласно которому распределяются обязанности: анализ имеющихся документов, счетов в банках, верно ли заполнялись регистры, и т.д. Подобная практика сэкономит средства и не даст информации выйти за пределы предприятия, но потребует больших затрат времени и человеческих ресурсов. Последний метод применим для «условно» небольших предприятий или предприятий, на которых ситуация не запущена. В других случаях стоит определить главную цель: экономия времени или экономия средств.

В зависимости от заказа, фирма-исполнитель может предоставлять услуги по полному или частичному восстановлению учета (например, когда объекты восстановления – один или несколько участков хозяйственной деятельности). В таких случаях фирма-исполнитель берет за основу имеющуюся первичную документацию (возможно от контрагентов поставщиков\покупателей товаров и услуг) и проводит пошаговый анализ правильности составления документов и проведения расчетов. При желании заказчика проверить только отдельный участок, будь то основные средства, хозяйственный или производственный отдел, исполнитель работает над указанным участком работы. Если заказчика интересует полный спектр услуг, то фирма-исполнитель может предоставить анализ, восстановление и систематизацию первичной документации, проводок, проверить корректность оформления регистров, откорректировать или восстановить их. Отдельно можно проверить соответствует ли налогообложение на предприятии нормам действующего законодательства. Компания может также подготовить отчетность предприятия к сдаче в налоговую.

Пример из личного опыта

Александр Шевчишин – финансовый директор компании ООО «Бизнес плюс».

Мы столкнулись с необходимостью восстановления бухгалтерского учета пару лет назад. Так вышло, что необходимость восстановления совпала с исполнением крупного заказа. Отсутствовали многие платёжные и отгрузочные документы. Остановить работу бухгалтерии и привести все в порядок было невозможно из-за «горящих» сроков заказа и текущего документооборота, а отказаться от заказа мы не могли.

Было принято решение привлечь на помощь специализированную фирму со стороны. Их сотрудники работали параллельно с нами, собирая по крупицам недостающие частицы «бухгалтерской головоломки». Много документов восстанавливали благодаря перекрестным запросам контрагентам и органам налоговой службы. За месяц их работы было восстановлена документация за 6 месяцев. Стоимость услуг фирмы-исполнителя составила сумму, которую бы мы заплатили, если бы эта фирма сама вела у нас учет за этот же период. Как приятный бонус, специалисты исполнителя подсказали несколько законных способов по уменьшению суммы налогов.